Aan de slag met medezeggenschap

Door: Rolf de Wilde

Februari is de Maand van de Medezeggenschap. Een maand waarin ondernemingsraden, cliëntenraden en professionele adviesraden centraal staan en waarin bewust aandacht wordt gevraagd voor invloed en (mede)zeggenschap van medewerkers.

Die aandacht is nodig. Want organisaties staan voor grote en vaak gelijktijdige opgaven: arbeidsmarktkrapte, stijgende werkdruk, digitalisering, financiële onzekerheid en maatschappelijke verwachtingen rondom duurzaamheid, kwaliteit, transparantie en goed bestuur.

Juist in die context mag inmiddels duidelijk zijn dat besluiten die zonder betrokkenheid van medewerkers worden genomen, kwetsbaar zijn. Ze missen draagvlak, roepen weerstand op of blijken in de praktijk lastig uitvoerbaar. Medezeggenschap is daarmee geen randvoorwaarde, maar een kwaliteitseis voor goed bestuur.

Deze laatste stelling zien we ook terug in het vorige week bekend geworden coalitieakkoord Aan de slag – Bouwen aan een beter Nederland. Want hoewel het akkoord zich richt op de landelijke politiek, is de onderliggende bestuursfilosofie opvallend herkenbaar voor organisaties: samenwerking, dialoog en het serieus nemen van verschillende perspectieven zijn noodzakelijk om complexe vraagstukken verder te brengen.

Of je het nu wel of niet eens bent met de inhoud van het coalitieakkoord, het benadrukt dat de overheid alleen kan slagen als zij samenwerkt met anderen en bereid is om te luisteren. Besluitvorming wordt expliciet neergezet als een proces van overleg en afweging, niet als eenzijdige sturing. Samenwerken en samen verantwoordelijkheid (willen) nemen is geen vrijblijvende keuze, maar een antwoord op complexiteit.

Binnen organisaties zien we exact dezelfde dynamiek. Strategische besluiten over reorganisaties, roosters, digitalisering of taakverdeling raken direct het dagelijks werk van medewerkers. Een directie die deze besluiten top-down neemt, loopt het risico op vertraging, weerstand of uitval. Vroegtijdige betrokkenheid van de medezeggenschap levert dan geen vertraging, maar beperkt juist het risico van mislukken.

In veel organisaties is medezeggenschap nog sterk gekoppeld aan formele bevoegdheden en momenten: een adviesaanvraag, een instemmingstraject, een vastgesteld overleg. De OR, de cliëntenraad of de professionele adviesraad wordt dan weliswaar wettelijk correct betrokken, maar de mogelijkheid om nog een inhoudelijke bijdrage te kunnen leveren komt dan vaak te laat.

Het coalitieakkoord laat zien dat overleg pas effectief is als het plaatsvindt voordat standpunten van beslissers definitief zijn ingenomen. Voor medezeggenschap betekent dit een verschuiving: van reageren op uitgewerkte plannen, naar meedenken over richting, uitgangspunten en scenario’s.

Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat een ondernemingsraad al betrokken wordt bij de verkenningsfase van een reorganisatie, of bij het bepalen van de uitgangspunten voor nieuw HR-beleid. Het formele advies of de instemming volgt dan later, maar de bijdragen van de ondernemingsraad zijn dan inhoudelijk veel rijker en constructiever.

Van reageren naar meedenken vraagt om andere vaardigheden.
Denk aan strategisch positioneren, het voeren van het goede gesprek en het benutten van invloed vóórdat plannen vastliggen.

Een terugkerend thema in het coalitieakkoord is het belang van luisteren naar mensen die het werk doen en de gevolgen van beleid ervaren. Voor medezeggenschap geldt dit zelfde belang, maar tegelijkertijd  is dit in de praktijk ook uitdagend. Daadwerkelijk contact met de achterban vraagt namelijk meer dan wat ondernemingsraden in de praktijk vaak doen: een nieuwsbrief versturen of een jaarlijkse enquête uitschrijven. Het vraagt om structurele vormen van dialoog. Denk bijvoorbeeld aan:

• Echte, inhoudelijke gesprekken op de werkvloer;
• Themabijeenkomsten bij grote veranderingen;
• Digitale consultaties of klankbordgroepen.

Die input mag niet verwerkt worden tot een bijlage bij het advies, maar zou dan de kern ervan moeten vormen. Bestuurders herkennen namelijk het verschil tussen een advies dat gebaseerd is op aannames over wat de achterban eventueel zou kunnen vinden en een advies dat zichtbaar is geworteld in de dagelijkse praktijk van medewerkers.

Het coalitieakkoord zet sterk in op het verminderen van onnodige complexiteit. Ook binnen medezeggenschap zou dat een interessante uitdaging kunnen zijn. Procedures die juridisch kloppen, maar inhoudelijk onduidelijk zijn, helpen niemand. Sterker nog: verreweg de meeste conflicten in de medezeggenschap ontstaan door onduidelijkheid over of het ontbreken van procesafspraken.

Sterke medezeggenschap betekent daarom ook:

• Heldere procesafspraken over wie op welk moment wat moet doen en wat de een van de ander mag verwachten;
• Duidelijke verwachtingen over informatievoorziening;
• Expliciete terugkoppeling over wat er met adviezen is gedaan.

Bijvangst is dat goede procesafspraken de mogelijkheid bieden voor verdieping op de inhoud. Minder bureaucratie betekent dus niet minder kwaliteit, maar juist meer ruimte voor het goede gesprek over impact, risico’s en alternatieven.

Het coalitieakkoord onderkent impliciet dat samenwerking alleen werkt als er ruimte is voor verschillende rollen. Ook medezeggenschap is geen verlengstuk van het bestuur, maar een zelfstandige gesprekspartner. Dat vraagt om balans tussen vertrouwen en kritische reflectie.

Een ondernemingsraad die vragen stelt, alternatieven aandraagt of grenzen benoemt, vervult daarmee zijn rol. Niet om te blokkeren, maar om besluiten beter te maken. Die houding past bij een volwassen bestuurscultuur waarin tegenmacht niet wordt gezien als lastig, maar als noodzakelijk.

De Maand van de Medezeggenschap is daarmee vooral een uitnodiging om verder te kijken dan het moment. Waar staat de medezeggenschap nu? En wat is nodig om structureel invloed uit te oefenen op thema’s die er echt toe doen?

Bij MZ Services werken we met medezeggenschapsraden die deze vragen serieus nemen. We ondersteunen hen bij:

• Het versterken van hun strategische positie;
• Het voeren van het goede gesprek met bestuur en directie;
• Het professionaliseren van advies- en instemmingstrajecten;
• Het duurzaam verbinden met de achterban.

Bij voorkeur doen we dat niet bij wijze van eenmalige interventie, maar als onderdeel van een ontwikkelproces dat meebeweegt met de organisatie. Dat betekent dus: een proces waarbij weliswaar de ondernemingsraad, de professionele adviesraad of de cliëntenraad centraal staat, maar waarbij de bestuurder, diens adviseurs én de Raad van Toezicht, de Raad van Commissarissen of het Bestuursorgaan actief betrokken worden. Medezeggenschap doe je namelijk samen!

Wie het coalitieakkoord goed leest, ziet één rode draad: complexe vraagstukken vragen om samenwerking, dialoog en betrokkenheid. Dat geldt voor de landelijke politiek, maar net zo goed voor organisaties.

De Maand van de Medezeggenschap onderstreept dat belang. De echte uitdaging zit echter daarna: hoe zorg je ervoor dat medezeggenschap het hele jaar door een vanzelfsprekend onderdeel is van besluitvorming?

Organisaties die daarin investeren, bouwen niet alleen aan betere besluiten, maar ook aan vertrouwen, betrokkenheid en toekomstbestendigheid. Dat is waar medezeggenschap uiteindelijk over gaat, vandaag, morgen en elke maand opnieuw.